Adeguarsi alle disposizioni normative sulla corretta conservazione dei documenti informatici richiede l’utilizzo di supporti di memorizzazione che soddisfino la durata temporale prevista dalla legge. Regole e tecnologia dunque devono adeguarsi l’una all’altra, innovandosi in comunione

Nell’ambito della conservazione dei documenti informatici è indispensabile porsi il problema della scelta del supporto di memorizzazione, che deve essere idoneo a soddisfare la durata temporale prevista dagli obblighi di legge. La normativa del resto deve andare di pari passo con l’avanzamento tecnologico, per adeguarsi all’effettiva capacità di durata dei supporti. Attualmente, la vita media di un supporto è di circa trent’anni.

Il Codice dell’amministrazione digitale enfatizza il ruolo del fascicolo informatico come base per le integrazioni tra processi. L’esigenza è stata avvertita da tempo da numerosi utenti che, non conservando le copie della propria corrispondenza PEC, hanno avuto danni economici diretti e postumi. Il buon senso divide il ciclo di vita del documento in una parte di gestione ed una di conservazione per cui è opportuno, anche per i privati, adeguarsi ad una corretta gestione documentale, che offra idonee garanzie di immodificabilità, integrità e provenienza del documento, rafforzando l’obbligatorietà di estendere ai privati anche le regole tecniche sulla gestione documentale.